Penerapan Sistem Kanban di Area Aftersales Toyota

Sistem Kanban Toyota di area aftersales
(written: Friday, February 18, 2011)

Toyota adalah perusahaan global dari Jepang, yang kita tahu telah berhasil menjadi salah satu perusahaan yang mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan besar lainnya dari Eropa dan Amerika. Salah satu faktor yang mendukung keberhasilan Toyota tersebut adalah penerapan program Lean System, yaitu suatu sistem produksi yang efisien dan efektif, yang dilakukan dengan cara mengurangi pemborosan secara terus menerus.

Ada 3 jenis pemborosan utama yang harus dikurangi, yaitu muda (aktivitas di dalam suatu proses produksi yang tidak ada nilai tambahnya, sehingga tidak perlu dilakukan), mura (aktivitas di dalam proses produksi yang dilakukan secara tidak beraturan), dan muri (aktivitas di dalam suatu proses produksi yang dilakukan secara berlebihan, sehingga bisa merusak proses).

Keberhasilan tersebut bukan hanya didapat dari perbaikan dan peningkatan terus menerus pada suatu proses produksi (Kaizen), namun juga dengan melakukan kontrol yang sempurna terhadap material, mulai bahan baku, barang setengah jadi, sampai barang jadi.

Dalam rangka menyukseskan program lean system tersebut, maka Toyota menciptakan konsep Just-in Time; prinsip JIT adalah memproduksi barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat dan waktu yang tepat (right inventory in the right place in the right time). Ini menguntungkan karena menjaga minimum stock, kualitas, efisien, dan efektif.

Dalam proses manufacturing, hal yang paling sulit adalah memprediksikan besarnya demand, terutama dengan banyaknya faktor yang mempengaruhi berkembangnya suatu industri di suatu negara. Oleh karena itu, terkadang production planning tidak bisa diterapkan, sehingga harus dibuat suatu sistem yang mampu mengurangi risiko akibat tingginya fluktuasi demand. Kemudian, muncul suatu ide untuk membuat suatu sistem produksi tipe pull yang intinya adalah sistem kanban. Diambil dari Bahasa Jepang, istilah Kanban, berarti kartu.

Sistem Kanban adalah proses pengontrolan produksi, dengan menggunakan kartu yang tujuannya adalah untuk menerapkan sistem produksi Just in Time. Dengan sistem ini, suatu produk akan dibuat tepat pada saat ia dibutuhkan.

Selama lebih dari 30 tahun sistem Kanban tersebut yang dikenal sebagai sistem produksi dengan efisiensi dan efektivitas yang tinggi, telah berkembang menjadi alat produksi yang mampu membawa perusahaan ke arah global competitiveness.

Tujuan utama Sistem Kanban adalah mengurangi produksi yang berlebihan. Dengan Kanban, produksi akan disesuaikan dengan material yang diorder dan tidak berlebih. Stock barang jadi, Work in Process dan bahan baku dapat ditekan secara signifikan. Dengan demikian, cost dapat ditekan seoptimal mungkin, dan bahkan dana yang didapat dari penghematan cost tersebut bisa dialokasikan untuk aktivitas inovasi untuk mendukung pengembangan produk.

Lebih dari itu, sistem Kanban juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengungkapkan berbagai masalah yang biasanya terselubung di lapangan. Dengan kata lain, Kanban adalah alat untuk mengungkapkan potensi perbaikan di suatu proses.

Toyota selalu beranggapan bahwa tidak pernah ada proses yang sempurna, selalu ada celah untuk melakukan perbaikan. Contohnya, jika suatu ketika terjadi line stop (proses produksi terpaksa berhenti karena kehabisan material atau komponen), maka management akan turun ke lapangan dan bersama-sama mencari penyebab terjadinya kehabisan material atau komponen tersebut. Penyebabnya bisa bermacam-macam; karena ada cacat pada produk, masalah kapasitas produksi di pemasok, keterlambatan pengiriman, masalah transportasi, atau sebab lainnya. Dengan diketahuinya penyebab, maka masalah dapat diselesaikan.

Selama ini Kanban hanya diterapkan pada area manufacturing yang memiliki karakteristik demand cenderung stabil, karena adanya prediksi yang cukup akurat berdasarkan kapasitas produksi. Customer juga cenderung kooperatif menunggu supply dari produk tersebut. Sementara pada area aftersales (Toyota juga memiliki kewajiban untuk mensupply suku cadang hingga 10 tahun setelah suatu model dinyatakan run out) karakter demand dari customer cenderung berfluktuasi tajam, khususnya untuk produk-produk yang berhubungan dengan kecelakaan. Namun tuntutan dari strategi perusahaan (seperti kebanyakan perusahaan Jepang, Toyota sangat fokus pada kepuasan pelanggan dan sekaligus juga fokus pada penurunan biaya) mendorong Toyota untuk menerapkan sistem Kanban juga di area aftersales, terutama dalam menjalankan bisnis suku cadang.

Seperti diketahui, salah satu manfaat dari penerapan sistem Kanban adalah penurunan safety stock yang didapat karena adanya kepastian daily supply, namun di sisi lain berfluktuasinya demand dari customer membuat penurunan safety stock tersebut menjadi salah satu bumerang bagi perusahaan yang menyebabkan loss sales karena minimnya stock yang dimiliki. Tentu saja hal tersebut akan mengakibatkan turunnya customer satisfaction.

Seringkali terdapat pemikiran dari sebagian pihak bahwa sistem Kanban diidentikkan dengan zero stock policy. Pemikiran ini tidaklah 100% salah, karena memang di area manufacturing sangat dimungkinkan untuk menerapkan zero stock policy (tentu masih ada sedikit sekali stock yang akan digunakan untuk penggantian bila ada cacat pada produk yang dikirim dari supplier – jumlahnya sedemikian kecil hingga bisa diabaikan). Namun tidaklah demikian di area aftersales. Demand dari customer yang sangat berfluktuasi dan tidak bisa ditebak memaksa Toyota untuk tetap memiliki safety stock.

Negara yang telah menerapkan sistem Kanban di area aftersales Toyota saat ini adalah Jepang, Thailand, dan Indonesia. Indonesia telah mulai menerapkan sistem Kanban secara bertahap sejak tahun 2006, dan saat ini telah diterapkan pada 86% dari total volume penjualan suku cadang. Penerapan sistem Kanban hanya berlaku bagi suku cadang yang diproduksi oleh supplier lokal, karena masih sangat sulit untuk mengaplikasikan sistem ini pada suku cadang impor mengingat lead time pengiriman yang cukup panjang. Sejak diterapkannya sistem Kanban di area aftersales TAM, secara umum level stock mampu dikurangi secara bertahap dengan tetap mempertahankan kualitas pelayanan kepada customer. Di sisi operasional internal, karena didukung oleh sistem yang otomatis, maka keakuratan perhitungan order quantity dan produktivitas handling-nya dapat diperbaiki.

Sebagai tambahan informasi, saat ini Toyota merupakan ATPM terbaik di Indonesia di area purna jual, terbukti dengan diraihnya penghargaan JD Power no. 1 pada tahun 2007, 2008, dan 2010. JD Power adalah sistem pemeringkatan suatu merk produk tertentu berdasarkan hasil survey yg terpercaya.

Sementara secara mikro, stock level di Toyota saat ini cukup rendah dengan tingkat pelayanan ke pelanggan cukup tinggi.

Selain menangani market domestik, saat ini area aftersales Toyota di Indonesia juga melayani market ekspor (Asia Pasific, Afrika Selatan, Amerika, dan Timur Tengah). Jumlah suku cadang yang dikelola Toyota adalah sekitar 150 ribu item, dimana 73% merupakan produk lokal. Saat ini pusat suku cadang Toyota di Indonesia menempati lokasi seluas 10 hektar di kawasan Cibitung, Jawa Barat.